GDPR - informace o zpracování osobních údajů

Z důvody nové legislativy o zpracování osobních údajů musí každý člen mít podepsaný souhlas se zpracováním osobních údajů.

Uvádíme Text znění souhlasu a Praktické vysvětlení ke zpracování osobních údajů.

Stávající členové dostanou formulář se souhlasem k podpisu, pro nové členy bude součástí přihlášky.

Informace o zpracování osobních údajů a souhlas se zpracováním osobních údajů

TopGym Karlovy Vary, z.s. (dále jen „Spolek“), coby správce osobních údajů, shromažďuje a zpracovává osobní údaje v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 O ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES, známé jako GDPR  (dále jen „Nařízení“).

Člen Spolku a/nebo jeho zákonný zástupce souhlasí, že v souvislosti s jeho členstvím budou zpracovávány jeho osobní údaje v následujícím rozsahu a za uvedeným účelem:

Spolek zpracovává tyto osobní údaje:

• Příjmení a jméno člena Spolku
• Adresa bydliště (trvalé i místo pobytu)
• Datum narození
• Rodné číslo
• Pohlaví
• Občanství
• Kontaktní telefon a e-mail (u plnoletých členů)
• Jména, kontaktní telefony a e-maily rodičů / zákonných zástupců u nezletilých členů
• Audiovizuální záznamy (fotografie, videa) z činnosti Spolku (tréninky, soutěže a další akce)
• Výsledky ze soutěží a dalších sportovních akcí (kontrolní tréninky apod.)
• Případně další údaje pokud si to v budoucnu vyžádá nějaký uvedený účel

Výše uvedené údaje Spolek zpracovává pouze v nezbytném rozsahu, tj. jak mu ukládají zákonné povinnosti, požadavky institucí, střešních a svazových orgánů, a pro zajištění svého oprávněného zájmu (činnosti vyplývající ze stanov Spolku). Vybrané osobní údaje v nezbytném rozsahu Spolek také předává uvedeným zpracovatelům.

Spolek zpracovává osobní údaje k těmto účelům:

• Evidence členské základny na základě §3a odst. 3 zákona 115/2001 Sb. o podpoře sportu.
• Vystavení průkazu člena ČSMG a průkazu záznamu o činnosti.
• Povinné výkazy členské základny střešním organizacím a institucím (ČSMG, ČUS, MŠMT, …).
• Výkaz členské základny za účelem žádosti o dotace od orgánů státní správy a samosprávy.
• Použití údajů na přihlášky na sportovní soutěže a další akce (soustředění apod.).
• Použití údajů na výsledkové listiny a další přehledy vyplývající z činnosti Spolku.
• Publikování zpravodajské činnosti Spolku a vedení historie činnosti Spolku (v tištěné i elektronické formě).
• Propagace a marketing činnosti Spolku (v tištěné i elektronické formě) za účelem osvěty, náboru, pořádání akcí a získávání dotací a sponzorů.

Osobní údaje budou v evidenci uchovány po dobu 10 let ode dne, kdy člen Spolku ukončí svoji činnost, pro kterou je Spolkem evidován, pokud zákon nebude v některých případech vyžadovat déle.

Člen Spolku a/nebo jeho zákonný zástupce bere na vědomí, že se v souvislosti se zpracováním osobních údajů může uplatňovat svá práva dle Nařízení.

Výkon činnosti člena Spolku nelze realizovat bez zpracování osobních údajů ve výše uvedeném rozsahu a k vyjmenovaným účelům. V případě odmítnutí souhlasu s poskytnutím těchto osobních údajů není možné stát se členem Spolku, nebo pokračovat v jeho členství.

Vysvětlení ke zpracování osobních údajů dle GDPR

V roce 2018 začalo platit Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 O ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení“), známé jako GDPR.

TopGym Karlovy Vary, z.s. (dále jen „Spolek“) je ve smyslu tohoto Nařízení správcem osobních údajů, které shromažďuje a zpracovává v souladu s tímto Nařízením.

Výkon členství ve Spolku není z principu věci možný bez poskytnutí některých osobních údajů a bez souhlasu s jejich zpracováním. Nebylo by totiž možné např. čerpat dotace ani účastnit se soutěží.

Z udělení souhlasu nemusíte mít obavy, osobní údaje jsme zpracovávali doposud v souladu se zákonem a ani nadále tomu nebude jinak. Nicméně Nařízení vyžaduje nový souhlas, ve kterém je uvedeno, které osobní údaje se zpracovávají a jak (viz. znění souhlasu).

Spolek nadále zpracovává osobní údaje pouze v nezbytném rozsahu, tj. jak mu ukládají zákonné povinnosti, požadavky institucí, střešních a svazových orgánů, a pro zajištění svého oprávněného zájmu (činnosti vyplývající ze stanov Spolku).

Pro lepší pochopení, které údaje se zpracovávají, jakým způsobem a proč, uvádíme konkrétní příklady:

• Databáze členů spolku – obsahuje veškeré osobní identifikační údaje o členech a je přístupná pouze vedení Spolku. Trenéři disponují seznamem členů, kde jsou uvedeny pouze kontaktní údaje a datum narození.
• Docházky a přehledy o činnosti – obsahují pouze jméno a rok narození.
• Rozpis tréninků a zařazení gymnastek na webových stránkách - obsahují jméno a rok narození, slouží k informování rodičů.
• Průkazky - Průkaz člena ČSMG a Záznam o činnosti (zdravotní průkaz) obsahují jméno, datum narození a rodné číslo. Slouží k identifikaci závodnic a ověření jejich způsobilosti. Přístup k nim pouze mají trenéři a činovníci registrace na soutěžích.
• Přihlášky na soutěže a další akce - obsahují jméno a rok (datum) narození, popř. občanství. Slouží k identifikaci v soutěžích a sportovní činnosti. Údaje se předávají pořadatelům, kteří jsou členy ČSMG.
• Výsledky soutěží – obsahují jméno a rok narození, jsou zveřejňovány v rámci publikování zpravodajství z akcí.
• Výkazy členské základny střešním organizacím a dalším institucím – obsahují jméno, bydliště, datum narození, rodné číslo, pohlaví a občanství. Slouží k prokázání počtu a složení členské základny jako podklad pro registraci sportovní činnosti a udělení dotací „na člena“. Předávají se ČSMG (Český svaz moderní gymnastiky), do informačního systému ČUS (Česká unie sportu), MŠMT (Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy). Pro žádosti o dotace města a kraje se předávají pouze souhrnné počty.
• Publikování zpravodajské činnosti a vedení historie činnosti Spolku (v tištěné i elektronické formě) – obsahují zejména audiovizuální materiály (foto, video) a jmenovité výsledky (jméno, rok narození). Slouží pro informování členů i veřejnosti o činnosti Spolku.
• Propagace a marketing činnosti – (v tištěné i elektronické formě) probíhá za účelem osvěty o moderní gymnastice, náborů, pořádání akcí (soutěže, exhibice, …) a prezentací pro získávání dotací a sponzorů.

Z logiky věci vyplývá, že i když evidenci osobních identifikačních údajů uchovává spolek po dobu 10 let od ukončení členství a pak je vymaže, některé údaje se uchovávají dle zákona ještě déle (např. mzdové listiny trenérů), tak některé údaje jako výsledkové listiny, novinové články, použité fotografie (to vše v tištěné podobě, na webu či sociálních sítích), nelze již zpětně odstranit.

Osobní údaje, které Spolek předává střešním organizacím a institucím, jsou ve správě těchto organizací, které o ně také musí pečovat dle Nařízení.

Spolek nikdy nepoužívá osobní údaje k jiným účelům, např. prodeji za účelem využití pro marketing třetích stran, kontaktování za účelem nesouvisejícím s činností Spolku, apod.

Jak je vidět z uvedených příkladů, zpracování osobních údajů pro činnost Spolku a jeho členů je zcela běžná věc, která se ve stejném rozsahu děla i před zavedením GDPR, jenom tak nebyla nazývána a nemusel být k tomu udělován výslovný souhlas.

V případě dotazů se obraťte na předsedu Spolku.